Microsoft Office Kullanarak Profesyonel Toplu e-Posta Gönderimi
Adres Mektup Birleştirme; isim ve adreslerin yer aldığı bir listeden; kişiye özel mektupların, belgelerin, faturaların ve adresi önceden belirlenmiş zarflar veya çoklu postalamalar için postalama etiketlerinin (veya belge hazırlama) oluşturulması amacıyla kullanılan bir yöntemdir. Tüm alıcılara aynı mesajı gönderirken aynı zamanda her bir alıcıya özel unvanların kullanılması ve her bir alıcıya doğru şekilde hitap edilmesi ve hatta gerekli olması halinde her biri için detaylı bilgilerin eklenmesinin gerekli olduğu durumlarda Adres Mektup Birleştirme yönteminin kullanılması tavsiye edilmektedir.
E-posta uygulamaları, kişiselleştirilmiş mesajlar göndermemizde yardımcı olur ancak bazı uygulamalar çoğunlukla Microsoft Word’de kullanılan formattaki mesajları veya resimleri desteklemez. Microsoft Outlook bu tür mesajları desteklemekte daha esnektir. Outlook üç farklı mesaj formatını destekler: Düz metin, Outlook Zengin Metin Biçimi formatı (RTF) ve HTML. Outlook’ta Microsoft Word belgelerini görüntülerken (veya düzenlerken), belgenin Word’de düzenlenen orijinal biçiminde görüneceğinden emin olabilirsiniz.
Bir alıcı listesi hazırlamak ve bu listeyi herhangi bir veri tabanında veya liste olarak saklamak, ihtiyaç olduğunda listeye erişmek ve listeyi kullanmak için faydalı bir çalışmadır. Farklı alıcılara farklı bilgiler içeren mesajlar iletilecekse, çoklu listeler bu anlamda yardımcı olabilir. Alıcı listelerini, çeşitli IT araçları kullanarak saklayabilir ve yönetebilirsiniz. Alıcı listesini, Outlook Kişiler (Contacts) dosyasında veya Microsoft Excel, Microsoft Access, diğer veri tabanı yönetim sistemleri ve özelleştirilmiştir mektup uygulamaları kullanarak saklamak mümkündür. Excel, tüm kişilerin aynı listede saklanmasını ve bu listede ayrıca hangi kişiye ne tür e-postaların gönderileceği bilgisinin de yer almasını sağlar. Her bir kişiye ne tür e-postaların gönderileceği bilgisi, adres mektup birleştirme yönteminin kullanılmasında faydalıdır. Bir kişi listesini yönetirken, listeyi güncel tutmak önemlidir.
Outlook kişiler listesine yeni kişi eklerken, Outlook otomatik olarak e-posta mesajından çıkardığı bilgileri ekler: gönderenin e-posta adresi ve varsa adı ve soyadı. Manuel olarak eklenebilecek diğer bilgiler de vardır: Şirket adı, iş unvanı, web sayfası, anlık mesajlaşma (instant messenger) adresi, telefon numarası, adresler vb. Tüm müşterilerinize veya meslektaşlarınıza haber bülteni (newsletter) veya başka bilgiler gönderirken, birkaç kişiden oluşan bir alıcı listesi kullanmanız daha kolay ve pratik olacaktır. Bu listelerin iki özelliği vardır: Tanımlayıcı isim ve üyeler.
Excel veri tabanı, her bir kayıt ile ilgili verileri içeren Excel satır ve alanlarında (sütunlarda) yer alan kayıtları içerir. Veri tabanı alanı, çeşitli verileri içeren bir dizi hücreden oluşur. Bu veriler arasında alanların başlıkları da yer alır ve genellikle başlıklar ilk satırda yer alır. Excel’in herhangi bir tabloyu veri tabanı olarak tanıması için, karşılanması gereken bazı koşullar vardır. Yani, tablodaki verilerin kayıt olarak algılanması gerekir. Bunun için; tüm kayıtlar aynı alanda olmalıdır ve her bir alan kayıtlara ilişkin aynı türde veri ve bilgileri içermelidir. Her alanın bir başlığı olmalıdır ve alan başlıkları veri tabanı alanının en üst satırında yer almalıdır. Excel veri tabanını; verileri sınıflandırarak, gruplara ayrılarak ve filtreleyerek yönetebilirsiniz. Outlook kişilerini Excel’e aktarmak için gerçekleştirilmesi gereken 3 adım vardır: Outlook Kişiler dosyasını dışarı aktarın, dışarı aktaracağınız bilgileri seçin ve hangi veri tabanı alanına yerleştirmek istiyorsanız ona göre haritalayın ve sonrasında dosyayı Excel’de açın.
E-posta gönderebilmek için bir e-posta istemcisi (veya internet e-posta istemcisi), alıcının e-posta adresi, yazılı konu ve metin ve ek’e (bazı durumlarda) ihtiyacınız vardır. Birden fazla alıcıya mesaj gönderirken, tüm alıcıları Bcc alanına veya Cc alanına ekleyebilirsiniz.
Adres mektup birleştirme yöntemini kullanmadan önce, kayıtları içeren bir veri tabanı halinde bir liste ve veri alanları hazırlanmalıdır. Adres mektup birleştirmenin son aşamasında; veri tabanından aktarılan kayıtları içeren bir Word belgesi, çıktı alınmış bir mektup veya veri tabanındaki kayıtlı her bir kişiye gönderilen e-posta mesajı elde edebilirsiniz.
Adres mektup birleştirme aynı zamanda, zarf ve etiketlerin hazırlanması için de kullanılabilir.